HOW TO DRAFT A DOCUMENT - SURAT LAMARAN DAN DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Menulis Masa Depan

Selamat pagi, Rekan-rekan Sekalian! Apa kabar? Siap dengan artikel hari ini?

Dari sekian banyak artikel yang sudah saya tulis, sebagai job seeker, ada dua hal penting yang lupa saya bagikan kepada Rekan-rekan Pembaca. Apakah itu? Sebagai job seeker, dua hal ini atau lebih tepatnya dua dokumen ini sangat penting untuk memperoleh perhatian dari perusahaan yang akan kita lamar. Saya yakin sebagian besar dari Rekan-rekan Pembaca sudah tahu dua dokumen dimaksud. Apa lagi jika bukan SURAT LAMARAN dan DAFTAR RIWAYAT HIDUP alias CURRICULUM VITAE.

Secara konseptual, Surat Lamaran adalah sebuah dokumen yang berisikan identitas dan motivasi pelamar kerja kepada perusahaan yang ingin dilamarnya sebagai sarana penunjuk agar dapat diterima bergabung sebagai bagian dari perusahaan tersebut. Mengutip istilah Lisa Miranda dalam bukunya Jurus Jitu Lolos Seleksi Kerja di Bank, Surat Lamaran adalah "duta" yang menggambarkan kepribadian, kemampuan, kemauan, dan keinginan (baca: visi dan misi) seorang pelamar kerja. Dalam bahasa yang sedikit "kasar," J. Gemilang lewat Selamat! Kamu Diterima! Tips Trik Dahsyat Lolos Tes Wawancara Kerja menyatakan bahwa Surat Lamaran adalah cara bagi pelamar kerja untuk "MENJUAL DIRI" mereka kepada perusahaan. Tentu hal ini harus dipahami secara positif. Lalu, bagaimana cara menjadikan Surat Lamaran sebagai "duta" dan sarana "menjual diri"?

Sampai detik ini (dan saya yakin sampai kiamat terjadi. Insya Allah), tidak pernah ada ragam bagu mengenai Surat Lamaran. Berbagai informasi yang ada, baik dalam buku maupun artikel online, baik dalam seminar dunia kerja maupun obrolan rekan sebaya, Surat Lamaran SEKEDAR memenuhi 2 (DUA) UNSUR saja, yaitu Unsur Pelamar dan Unsur Perusahaan. Simpel? Tunggu dulu!

Unsur Pelamar harus dipahami sebagai hal-hal yang menunjukkan identitas, karakter atau kepribadian, kemampuan, kemampuan, keinginan, dan kesungguhan pelamar kerja. Coba unduh contoh Surat Lamaran! Unsur-unsur ini tampak pada bagian identitas (nama, tempat tanggal lahir, pendidikan terakhir, IPK, alamat, dan sejenisnya), hal-hal yang dimiliki atau dikuasai (skills, misal mahir komputer, bisa hacking, mampu mengendarai traktor, atau aktif berbahasa Perancis), hal-hal yang disifati (character, semisal pekerja keras, teliti, ulet, pandai berkomunikasi, dan sebagainya), dan hal-hal yang disanggupi (will, ditunjukkan dengan kesanggupan mengikuti prosedur seleksi dan kesediaan area penempatan kerja). Hal-hal ini harus dipaparkan secara rinci, namun ringkas.

Unsur berikutnya, yaitu Unsur Perusahaan tampak pada form Surat Lamaran (jika template disediakan), tujuan surat (biasa tertulis "Kepada ..."), sumber informasi lowongan (bisa sumber internal/jaringan, koran, situs resmi penempatan kerja, situs resmi lowongan kerja, dan sebagainya), dan posisi yang dilamar. Silahkan kembali cek Surat Lamaran yang Rekan-rekan Pembaca miliki. Sudah ada bukan hal-hal tersebut?

Kedua (kelompok) unsur tersebut harus ada dalam Surat Lamaran. Jika seluruh unsur tersebut telah tersedia, tahap berikutnya adalah mengenskripsi (baca: mengetik) ke dalam Surat Lamaran. Sekali lagi, TIDAK ADA FORMAT BAKU SURAT LAMARAN. Sepanjang tidak disediakan oleh perusahaan, pelamar bebas membuat Surat Lamaran sesuai kreatifitas TERBATAS mereka. Kata "terbatas" sengaja saya cetak tebal dan sengaja saya buat berasal dari pendapat saya sendiri. Mengapa? Nanti kita bahas!

Nah, sekalipun tidak ada format baku, Surat Lamaran secara formal harus memiliki bagian-bagian (elements) sebagai berikut:

1. WAJIB:

a. Perihal dan Tanggal Surat. Bagian ini ditulis di atas sebelum tujuan surat, kecuali tanggal bisa ditulis di bagian tanda tangan, sebelum salam penutup (khusus "Salam Hormat" dan sejenisnya).

b. Tujuan Surat. Bagian ini berisi divisi, departemen, atau pihak yang harus menerima Surat Lamaran kita. Biasanya ditujukan kepada Human Resources Division/Department (HRD), Panitia Seleksi, Panitia Rekrutmen diikuti nama perusahaan ditulis lengkap berikut alamat perusahaan atau alamat divisi tersebut berada.

c. Salam Pembuka. Ditulis selisih satu spasi setelah tujuan surat. Dapat berupa salam syariah (Assalamu'alaikum wr.wb.) maupun salam konvensional (Dengan Hormat).

d. Uraian Singkat tentang Informasi Posisi dan Lowongan. Bagian ini penting untuk menunjukkan kemampuan kita memperoleh informasi. Bagi Rekan-rekan yang memiliki jaringan relasi luas, bagian ini sangat vital. Nilai lebih di mata panitia seleksi atau tim rekrutmen atau HRD jika sumber informasi lowongan Rekan-rekan peroleh dari sumber dalam perusahaan, sepanjang tidak bernilai nepotis (semisal Ayah, Ibu, Kakek, Kakak, dan sebagainya yang diikuti dengan sikap nepotisme).

e. Identitas Singkat Pelamar. Bagian ini ditulis setelah uraian singkat mengenai informasi posisi dan lowongan. Bagian ini umumnya berisi nama pelamar, alamat, tempat dan tanggal lahir, pendidikan terakhir (diikuti nama lembaga), dan status perkawinan. HARAP DITULIS SEJUJUR-JUJURNYA.

f. Posisi yang Dilamar. Bagian ini bisa ditulis di bagian uraian singkat tentang informasi posisi dan lowongan atau terpisah setelah bagian identitas. Intinya, bagian ini menunjukkan itikad baik pelaamar untuk mengisi posisi yang ditawarkan.

g. Daftar Kepribadian, Keahlian/Kemampuan, dan Keinginan. Bagian ini berisi uraian sikap-sikap dan sifat-sifat positif pelamar kerja, keahlian yang dimiliki, dan pandangan hidup ke depan yang sejalan dengan perusahaan. Khusus hal terakhir, bagian ini berisi dengan keinginan pelamar, misalnya, untuk membangun perusahaan yang dilamar lebih progresif lagi.

h. Uraian Kesungguhan (Konsekuensitas) Pelamar. Bagian ini antara lain ditunjukkan dengan keinginan dan kemauan untuk mengikuti prosedur seleksi rekrutmen yang disyaratkan. Biasanya ditunjukkan dengan kata: "Besar harapan saya untuk memperoleh kesempatan menjelaskan lebih jauh kualifikasi yang dimiliki dalam sesi wawancara. Seluruh tahapan yang disyaratkan siap saya penuhi dengan sebaik-baiknya" dan sejenisnya.

i. Penutup. Seperti surat pada umumnya, bagian ini berisi kalimat penutup Surat Lamaran dan ucapan terima kasih atas perhatian tim HRD membaca Surat Lamaran kita.

j. Salam Penutup. Sebagaimana salam pembuka, bagian ini adalah "pasangan" dari salam pembuka dan sudah seyogyanya senada dengan salam pembuka. Jika menggunakan salam pembuka syariah, maka gunakan salam penutup syariah. Demikian pula jika salam konvensional.

k. Tanda Tangan dan Nama Terang. Bagian ini ada di bagian terujung bawah Surat Lamaran. Jangan lupa DITANDATANGANI dan DITULISKAN gelar kesarjanaan kita.

2. SUNNAH:

a. Kop Surat. Agak aneh memang, tapi insya Allah bermanfaat. Bagian ini berguna sebagai sarana untuk menyingkat identitas kita di dalam bagian isi Surat Lamaran. Kop Surat Lamaran dapat berisi nama lengkap, alamat, status (fresh graduate atau experiance), alamat surat elektronik, nomor telepon yang biasa digunakan, IPK, dan sebagainya. Disamping itu, kop Surat Lamaran akan mengesankan profesionalitas dalam diri kita.

b. Daftar Lampiran. Bagian ini ada di bagian isi. Dapat ditulis setelah identitas dan sebelum daftar kepribadian, kemampuan, dan keinginan atau ditulis setelah bagian tersebut (daftar kepribadian, kemampuan, dan keinginan.pen). Bagian ini memuat dokumen-dokumen pendukung yang berguna untuk menjadi "daftar bukti otentik" Surat Lamaran kita.

c. Daftar Pengalaman. Khusus bagi fresh graduate, agak susah menyebutkan pengalaman-pengalaman berkesan kita. Sebagai mahasiswa, sertifikat seminar dan/atau pelatihan bisa menjadi daya jual. Setelah uraian mengenai daftar kepribadian, kemampuan, dan keinginan, tidak ada salahnya sebutkan semua pengalaman akademik dan/atau nonakademik Rekan-rekan YANG MENDUKUNG SURAT LAMARAN. Untuk posisi Staff Legal, pengalaman sebagai peserta Legal Officer Training cukup bagus dicantumkan. Jangan gunakan pengalaman sebagai peserta pelatihan merawat bayi untuk posisi tersebut!

3. MUBAH: Meterai. Ada kontroversi mengenai bagian yang satu ini. Beberapa pihak mengharuskan Surat Lamaran dibubuhkan meterai Rp. 3.000,00 (tiga ribu rupiah) atau Rp. 6.000,00 (enam ribu rupiah), sedangkan beberapa pihak lainnya menolak pendapat tersebut. Alasan yang mengharuskan karena Surat Lamaran berisi hal-hal yang menyangkut kebenaran substansi. Dengan demikian, hal tersebut harus "diikat" dengan dibubuhkan meterai. Kelompok lain, termasuk saya, menolak hal tersebut. Bukankah Daftar Riwayat Hidup juga memuat hal serupa. Mengapa dalam Daftar Riwayat Hidup tidak dibubuhkan meterai? Oleh karena itu, untuk menyikapi hal ini bisa ditentukan sebagai berikut:

a. Jika disyaratkan harus disertai meterai, maka HARUS DIBUBUHKAN meterai.

b. Jika tidak disyaratkan dibubuhkan meterai, maka BOLEH TIDAK DIBUBUHKAN meterai.

Meterai tersebut dibubukan pada bagian atas nama terang bagian penutup dan digilas paraf atau tanda tangan kita.

4. MAKRUH: Pas foto. Disarankan tidak melampirkan foto di bagian Surat Lamaran. Tempat terbaik melampirkannya adalah terpisah ke dalam berkas tersendiri dan/atau dicantumkan ke dalam Daftar Riwayat Hidup.

5. HARAM: Gaji dan/atau Benefit yang Diharapkan. Bagian ini SANGAT TIDAK DIANJURKAN di dalam Surat Lamaran. Khususnya bagi fresh graduate, menjadi ironi bagi kita jika tanpa pengalaman kita berani mendikte perusahaan untuk memenuhi "keinginan" kita yang bersifat materiil. Demikian pula tidak dianjurkan "menuntun" perusahaan agar memenuhi suasana kerja yang kita harapkan, misalnya. Hal ini akan menyebabkan kita tersingkir dari bursa panggilan wawancara awal atau tes tertulis.

Hal lain yang harus diperhatikan dalam membuat Surat Lamaran adalah:

1. Surat Lamaran SEBAIKNYA diketik komputer dan berwarna huruf hitam.

2. Gunakan format A4, kecuali ditentukan lain atau demi keserasian dengan dokumen lain yang berformat folio.

3. Gunakan Arial atau Times New Roman, ukuran 11 atau 12, dan Line spacing minimal 1,5 point.

4. Perhatikan margin. Saya sarankan minimal Atas-Kiri-Kanan-Bawah=2-3-2-2 (dalam sentimeter).

5. Baca ulang sebelum dicetak (print). Usahakan tidak ada salah tulis, terutama nama, alamat, dan kontak (surat elektronik dan/atau handphone).

6. Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, kecuali diminta menggunakan bahasa Inggris.

7. Rumus DeSi PaJel (Detail, Singkat, Padat, dan Jelas).

8. Jangan lebih dari 2 (dua) lembar.

9. Jangan biarkan Surat Lamaran lusuh, kotor, atau ternod tinta cetak.

10. JANGAN LUPA BERDOA (Walau di poin kesepuluh bagian ini menempati hal-hal terawal sekaligus terakhir dari langkah kita menyusun Surat Lamaran).

Kelima poin "hukum" ditambah sepuluh hal di atas inilah yang saya sebut TERBATAS di atas. Sepanjang memenuhi ketentuan di atas, seorang pelamar bebas berkreasi dengan hal-hal positif, seperti permainan kata, tipografi, dan sebagainya.

Lalu, bagaimana dengan Daftar Riwayat Hidup atau Curriculum Vitae?

Secara sederhana, Daftar Riwayat Hidup adalah sebuah dokumen yang memuat rincian mengenai informasi seorang pelamar. Dokumen tersebut berisi banyak hal, mulai dari identitas pribadi sampai dengan karakter. Di bagian ini semua senjata dikerahkan. Jika dalam Surat Lamaran pendidikan hanya dimuat secara umum atau pokok, di bagian inilah kita harus menguraikannya. Demikian pula dengan pengalaman yang dimiliki. Daftar Riwayat Hidup dalam bahasa saya adalah "the second bullet to kill your boss" karena peluru pertama kita adalah Surat Lamaran. Alasannya sangat simpel: jika tim HRD atau panitia seleksi terpesona dengan Daftar Riwayat Hidup kita, maka peluang besar tahap berikutnya bisa kita miliki. Dokumen ini menjadi "beking" bagi Surat Lamaran kita, terutama jika Surat Lamaran "agak kacau" dari sisi artistik.

Ada banyak hal yang bisa diuraikan dalam Daftar Riwayat Hidup. Hal-hal dimaksud adalah:

1. Identitas Pelamar. Sebutkan siapa nama kita, tempat tanggal lahir, jenis kelamin, agama, kontak, situs informatif tambahan (sosial media pelamar kerja), hobi, dan status perkawinan.

2. Uraian Pendidikan. Bagian ini dibedakan menjadi dua, yaitu pendidikan formal berupa rincian pendidikan yang pernah kita tempuh mulai dari sekolah dasar sampai dengan saat ini dan pendidikan informal berupa kursus, pelatihan, seminar, dan sebagainya. Sebutkan secara rinci nama lembaga, tahun pendidikan, dan jangka waktunya.

3. Ujian Kompetensi. Bagian ini bertujuan menjelaskan secara pokok hal-hal yang pernah kita ikuti untuk mengukur kemampuan kita. Sebagai contoh, tes TOEIC, tes komputer, dan tes keahlian lainnya. Sebutkan nama lembaga yang mengadakan ujian kompetensi, waktu pelaksanaan, dan hasil yang diperoleh.

4. Pengalaman Organisasi. Tidak berbeda dengan dua bagian sebelumnya, cantumkan segala pengalaman organisasi yang kita miliki. Lengkap, mulai dari nama organisasi, masa keanggotaan, dan jabatan yang dimiliki.

5. Kemampuan Pendukung. Elemen ini antara lain meliputi kemampuan akademik (untuk hukum misalnya contract drafting atau legal aid), kemampuan bahasa, kemampuan teknologi (komputer, olah jaringan, dan sebagainya), dan kemampuan nonteknis berupa sifat-sifat yang mendukung karir kita (misal penuh motivasi, pekerja keras, dan teliti).

Format Daftar Riwayat Hidup "lebih longgar" daripada Surat Lamaran. Di bagian ini DISARANKAN kita mencantumkan pas foto terbaru. Saya sarankan cukup ukuran 3x4 saja. Selain itu, gunakan kreatifitas lebih luas dibandingkan Surat Lamaran. Kita bole bermain dengan warna-warni dan elemen variatif lainnya sepanjang memenuhi 4 ASAS: PRUDENSIAL, PROPORSIONAL, PROFESIONAL, dan PROSEDURAL. Berikut maksud keempat asas tersebut:

- Prudensial artinya bijak dalam menuangkan kreatifitas dan tidak menggunakan elemen-elemen yang "merusak kesan" kecuali dalam jumlah terbatas, semisal terlalu dominan warna merah untuk lamaran di bidang hukum yang identik dengan hitam putih.

- Proporsional berarti seimbang, artinya informasi dan variasi harus seimbang. Jangan pernak-pernik hiasan dan warna mengurangi informasi yang bisa ditangkap tim HRD. Saking banyak obyek gambar bundar sampai-sampai nama kita tertutup atau terpenggal beberapa huruf sehingga tidak terlihat jelas.

- Profesional artinya sejalan dengan profesi. Maksudnya, jangan kreatifitas yang kita tuangkan malah menyebabkan kesan tidak profesional diri kita di hadapan tim HRD yang membaca Daftar Riwayat Hidup kita. Harus diperhatikan komposisi warna, obyek gambar, tata letak antara kata dan gambar, dan sebagainya.

- Prosedural artinya sesuai dengan ketentuan atau prosedur. Jika tidak disyaratkan, kita bisa menggunakan ragam Daftar Riwayat Hidup yang menarik dan artistik. Akan tetapi, jika disyaratkan dengan model tertentu, jangan coba-coba berkreatifitas menantang ketentuan tersebut jika tidak ingin dicoret dari daftar panggilan wawancara awal.

Demikianlah hal-hal yang harus diperhatikan dalam membuat dan menyusun Surat Lamaran dan Daftar Riwayat Hidup. Berikut ini saya bagikan contoh-contoh Surat Lamaran dan Daftar Riwayat Hidup versi Hukum Hakam Hakim yang selama ini digunakan dan akan digunakan untuk keperluan administrasi lowongan kerja.

A. Contoh Surat Lamaran
Contoh Surat Lamaran 01
Contoh Surat Lamaran 02

B. Contoh Daftar Riwayat Hidup (Curriculum Vitae)
Blangko - Daftar Riwayat Hidup 01
Blangko - Daftar Riwayat Hidup 02
Format Daftar Riwayat Hidup 01
Format Daftar Riwayat Hiudp 02
Format Daftar Riwayat Hidup 03
Format Daftar Riwayat Hidup 04
Format Daftar Riwayat Hidup 05

C. Contoh Surat Lamaran dan Daftar Riwayat Hidup On the Practice
Format Surat Lamaran & CV Posisi Staf Administrasi
Format Surat Lamaran & CV Posisi Management Trainee (Dengan Contoh Kesalahan)

D. Contoh Surat Lamaran dan Daftar Riwayat Hidup versi Job Fair (Bursa Kerja)
Contoh Surat Lamaran versi Job Fair (Bursa Kerja) 01
Contoh Surat Lamaran versi Job Fair (Bursa Kerja) 02
Contoh Surat Lamaran versi Job Fair (Bursa Kerja) 03
Contoh Daftar Riwayat Hidup versi Job Fair (Bursa Kerja) 01
Contoh Daftar Riwayat Hidup versi Job Fair (Bursa Kerja) 02

E. Kumpulan Contoh Surat Lamaran dan Daftar Riwayat Hidup versi Hukum Hakam Hakim
Kumpulan Contoh Surat Lamaran & CV

Sebelum saya tutup artikel ini, mari kita bertanya: "Sudah siapkah kita menerapkan apa yang kita pelajari hari ini?" Sampai jumpa!

Sumber Referensi:

1. J. Gemilang, Selamat! Kamu Diterima! Tips Trik Dahsyat Lolos Tes Wawancara Kerja, Mantra Books, Yogyakarta, Cetakan Pertama Tahun 2013.

2. Lisa Miranda, Jurus Jitu Lolos Seleksi Kerja di Bank, Araska, Yogyakarta, Cetakan Pertama Edisi Revisi Tahun 2012.

Sumber Gambar: Fanfop.com - Let's Write Something...